Términos y Condiciones de Uso — GaroPass

Versión 1.3 · Vigente desde octubre de 2026

1. Partes y aceptación

Este contrato se celebra entre Garoqui Solutions S.A.S. de C.V., que opera bajo el nombre comercial GaroPass —antes VisitPass— ("GaroPass"), con domicilio en Avenida Bonampak esquina Sayil número 56 y 57, C.P. 77500, Cancún, Quintana Roo, México, y la persona física o moral que contrata el servicio ("el Cliente").

Solicitar una cuenta, iniciar una prueba gratuita o contratar un plan implica la aceptación de estos términos. Quien los acepta en nombre de una persona moral declara tener facultades para obligarla.

2. Qué es el servicio

GaroPass es una plataforma en la nube para el control de visitantes: registro de llegadas y salidas, invitaciones previas, formularios por tipo de visita, captura de fotografías y documentos, directorio de anfitriones, reportes y bitácora.

Se presta bajo el modelo de software como servicio. Contratarlo no transfiere el software ni copia alguna de él, sino el derecho a usarlo durante la vigencia de la suscripción.

3. Alta, cuenta, usuarios y credenciales

• Las cuentas nuevas se activan después de validar la información de la empresa solicitante. Una solicitud puede negarse cuando no sea posible verificarla.
• La veracidad de los datos registrados es responsabilidad del Cliente.
• Cada usuario debe tener credenciales propias. Compartir una cuenta entre varias personas rompe la trazabilidad de la bitácora, que es justamente lo que da valor probatorio al registro de visitas.
• El Cliente responde por todo lo que ocurra bajo las credenciales de su organización, y cualquier sospecha de acceso no autorizado debe avisarse a GaroPass sin demora.
• El número de usuarios y de sedes está limitado por el plan contratado.

4. Planes, precios y facturación

• Los planes, sus límites y sus precios vigentes se publican en la plataforma.
• La suscripción se cobra por adelantado según el ciclo elegido (mensual o anual) y se renueva automáticamente salvo cancelación.
• Los precios se expresan en pesos mexicanos e incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
• Los pagos se procesan a través de Openpay. Los números de tarjeta no se almacenan: los datos de la tarjeta viajan directamente al procesador, que devuelve únicamente un identificador.
• Los precios pueden modificarse con un aviso de al menos 30 días naturales de anticipación; el cambio aplica a partir de la siguiente renovación. En caso de desacuerdo, es posible cancelar antes de esa fecha.

5. Prueba gratuita

La prueba dura 15 días naturales, da acceso a todas las funciones y no requiere medio de pago. Al terminar, si no se contrata un plan, la cuenta pasa a solo lectura: la información puede consultarse y exportarse, pero no pueden registrarse visitas nuevas. Los datos se conservan conforme a la sección 12.

Las promociones que se publiquen (por ejemplo, de lanzamiento) se rigen por las condiciones que se indiquen al publicarlas.

6. Falta de pago

Si un cobro falla, se notifica y se otorga un periodo de gracia para regularizarlo: 5 días naturales en los planes Starter y Business, y 10 días naturales en el plan Professional. Transcurrido ese plazo, la cuenta pasa a solo lectura. La información no se elimina por falta de pago durante el plazo de conservación de la sección 12.

7. Uso aceptable

Queda prohibido:

• Usar la plataforma para fines ilícitos o para vigilar personas sin base legal.
• Registrar datos de personas sin haber cumplido las obligaciones en materia de protección de datos (sección 8).
• Intentar acceder a datos de otras organizaciones, vulnerar los controles de seguridad, o realizar pruebas de penetración sin autorización previa y por escrito.
• Revender, sublicenciar o dar acceso a terceros ajenos a la organización del Cliente.
• Cargar contenido que infrinja derechos de terceros o que contenga código malicioso.

El incumplimiento grave de esta sección faculta a GaroPass a suspender el servicio, notificándolo.

8. Obligaciones del Cliente sobre los datos de los visitantes

Esta es la sección más importante de este contrato y conviene leerla con atención.

El Cliente es el responsable del tratamiento de los datos personales de las personas que registre en la plataforma. GaroPass es únicamente encargado del tratamiento, en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP).

En consecuencia, corresponde al Cliente:

1. Poner a disposición de cada visitante un aviso de privacidad propio, antes o en el momento de recabar sus datos, que cumpla con lo que exige la LFPDPPP. La plataforma permite publicarlo para que los visitantes puedan leerlo al registrarse.
2. Obtener el consentimiento que la ley exija. En particular, la fotografía del rostro y la imagen de una identificación oficial pueden constituir datos personales sensibles o biométricos; su tratamiento requiere consentimiento expreso. La plataforma solicita esa autorización al visitante antes de guardar cualquiera de esas imágenes y conserva constancia de ella.
3. Configurar la plataforma conforme a lo informado en su aviso: no recabar datos que no haya declarado.
4. Atender los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) de sus visitantes. Se ejercen ante el Cliente; si un visitante se comunica directamente con GaroPass, se le remite al Cliente.
5. No usar la plataforma para finalidades distintas de las informadas a los titulares.

GaroPass pone a disposición una plantilla de aviso de privacidad para visitantes como apoyo. Es un punto de partida, no asesoría legal, y debe adaptarse a cada caso.

El Cliente mantendrá a GaroPass en paz y a salvo frente a reclamaciones de terceros o de autoridades derivadas del incumplimiento de esta sección.

9. Responsabilidad

GaroPass responde por los daños directos que cause por su propio dolo o negligencia grave, hasta un monto máximo equivalente a las contraprestaciones efectivamente pagadas por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que dé origen a la reclamación.

GaroPass no responde por: daños indirectos o lucro cesante; decisiones que el Cliente tome con base en la información de la plataforma; el contenido que el Cliente o sus visitantes registren; ni por fallas atribuibles a terceros ajenos a su control (proveedores de internet, energía eléctrica, servicios de nube o pasarelas de pago).

Nada en esta sección limita la responsabilidad que por ley no pueda limitarse.

10. Propiedad intelectual y datos del Cliente

• El software, la marca, el diseño y la documentación de GaroPass son propiedad de Garoqui Solutions S.A.S. de C.V. Este contrato no transfiere ningún derecho sobre ellos más allá del uso durante la suscripción.
• La información que registra el Cliente le pertenece. GaroPass no adquiere derechos sobre ella, no la usa para fines propios y no la cede a terceros.
• Pueden usarse datos agregados y anonimizados —de los que no sea posible identificar a persona ni a organización alguna— para medir el desempeño del servicio y mejorarlo.

11. Disponibilidad y mantenimiento

Se procura que el servicio esté disponible de forma continua, sin que este contrato constituya un acuerdo de nivel de servicio (SLA) ni garantice un porcentaje de disponibilidad.

Pueden realizarse mantenimientos que interrumpan el servicio; cuando sean programados y previsibles, se avisarán con anticipación razonable.

12. Vigencia, terminación y devolución de la información

• El contrato está vigente mientras la suscripción lo esté.
• La suscripción puede cancelarse en cualquier momento desde la plataforma; la cancelación surte efecto al final del periodo ya pagado y no genera devoluciones proporcionales, salvo que la ley lo exija.
• GaroPass puede terminar el contrato por incumplimiento grave, notificándolo y otorgando un plazo razonable para subsanarlo cuando sea subsanable.
• Al terminar, el Cliente dispone de 90 días naturales para exportar su información. Transcurrido ese plazo, la información se elimina de forma segura, salvo lo que deba conservarse por obligación legal.

13. Modificaciones

Estos términos pueden modificarse. Los cambios sustanciales se notifican por correo con al menos 30 días naturales de anticipación. Continuar usando el servicio después de esa fecha implica su aceptación; en caso de desacuerdo, es posible cancelar sin penalización.

Cada versión se conserva con su número y fecha de vigencia, y se registra la aceptación de cada Cliente.

14. Ley aplicable y jurisdicción

Este contrato se rige por las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Para su interpretación y cumplimiento, las partes se someten a los tribunales competentes de la ciudad de Cancún, Quintana Roo, México, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de su domicilio presente o futuro.

En materia de consumo, quedan a salvo los derechos que correspondan conforme a la legislación aplicable.

Anexo A — Tratamiento de datos por cuenta del Cliente

Este anexo regula la relación en la que el Cliente es responsable y GaroPass es encargado del tratamiento de datos personales, conforme a la LFPDPPP y su Reglamento.

1. Objeto. GaroPass trata los datos personales de los visitantes y del personal del Cliente con el único fin de prestar el servicio descrito en la sección 2.

2. Instrucciones. Los datos se tratan únicamente conforme a las instrucciones del Cliente, expresadas mediante el uso y la configuración de la plataforma, y no se usan para fines propios de GaroPass.

3. Confidencialidad. GaroPass guarda confidencialidad respecto de los datos, obligación que subsiste después de terminada la relación, y la extiende a quienes participen en la prestación del servicio.

4. Seguridad. GaroPass mantiene medidas administrativas, técnicas y físicas razonables: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por rol, aislamiento estricto entre organizaciones, bitácora de auditoría y respaldos periódicos.

5. Subencargados. El Cliente autoriza a GaroPass a apoyarse en los proveedores listados en el Aviso de Privacidad de GaroPass (infraestructura de nube, entrega de correo y verificación anti-robots), obligándolos a condiciones no menos protectoras que las de este anexo. Antes de incorporar un subencargado nuevo que trate datos de visitantes, se informará al Cliente.

6. Sin transferencias. Los datos de visitantes no se transfieren a terceros, salvo requerimiento fundado de autoridad competente, en cuyo caso se informará al Cliente cuando la ley lo permita.

7. Derechos ARCO. Corresponde al Cliente atenderlos. GaroPass brindará la asistencia técnica razonable para localizar, rectificar, exportar o suprimir los datos.

8. Vulneraciones. GaroPass notificará al Cliente sin dilación indebida cualquier vulneración de seguridad que afecte significativamente los datos bajo su tratamiento, con la información disponible para que el Cliente cumpla sus propias obligaciones de notificación.

9. Devolución y supresión. Al terminar la relación, los datos quedan a disposición del Cliente durante el plazo de la sección 12 y después se suprimen de forma segura, incluidas las copias de respaldo conforme a su ciclo de rotación.

10. Auditoría. El Cliente podrá solicitar, una vez al año y con aviso previo razonable, información documental sobre las medidas de seguridad aplicadas.